Visio 4 - Construire son plan d'action

Cette page rassemble les contenus liés à la visio du 18 juin 2021.

Brise-glace d'ouverture

Quel est votre état d'esprit ce matin ?
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Quatre focus pour conclure la formation

Focus 1 : (ré)animer le présentiel, quelques méthodes

Les temps en présentiel sont le coeur de toute dynamique de groupe (voir schéma visio de mai). Il est essentiel de "réussir" ces temps, en alliant convivialité et efficacité.
Bien animée, une réunion peut créer de l'émulation, du vécu commun et donc générer de l'implication.

Voici une sélection de méthodes pour (ré)animer des réunions. J'ai choisi ces méthodes car elles sont plutôt faciles à animer.
Résumé de la méthode
  • Vous placez le groupe dans le futur : "Nous sommes en juin 2023, et nous venons de vivre un jour/une semaine exceptionnel. Racontez ce qu'il s'est passé".
  • Temps individuel sur post-it (un souvenir / post-it)
  • puis mise en commun des souvenirs et regroupement par similitudes.

Lien vers la méthode détaillée

Partant du postulat que que nous avons tous·tes des modes de pensées différents autant qu'incomplets, Edward De Bono propose de porter (en groupe ou de façon individuel) successivement 6 chapeaux, qui correspondent chacun à un mode de pensées : positif, négatif, créatif, organisationnel, émotionnel, factuel.

Lien vers la méthode détaillée
image LesSixChapeauxDeBono_fichierressource_chapeauxdebono2.jpg (0.2MB)


Le World Café est un processus créatif qui reproduit l’ambiance d’un café. Les participants débattent d’une question ou d’un sujet en petits groupes autour de tables puis changent de table à intervalles réguliers pour féconder les conversations avec les idées issues des rotations précédentes.

Etapes principales
0. Créer un espace convivial avec tables et chaises.
1. Accueillir des participants, présenter le processus et les questions à étudier.
2. Discuter le sujet (20-30 min) avec prise de notes.
3. Tourner: l’hôte reste et accueille de nouveaux participants.
4. Tourner: les participants reviennent à leur table d’origine et rédigent une synthèse.

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Dans un débat classique, il est difficile pour plus de deux personnes à la fois d’exprimer leur opinions. Par ailleurs débattre d’un sujet conflictuel autour d’une table génère vite des tensions. En créant volontairement la polémique dans un cadre ludique, le débat mouvant permet de donner à voir les diverses opinions et favoriser le partage de représentations .

Lien vers la méthode détaillée


Autres méthodes évoquées durant la visio :

Focus 2 : rendre accessible l'activité du lieu et de la communauté

Rendre visibles les informations (notamment sur Internet)
Une personne extérieure a-elle accès à
  • La programmation des ateliers et activités ?
  • La liste des membres & entrepreneurs ?
  • La gouvernance et aux réunions de fonctionnement ?
  • Les liens vers les réseaux sociaux où vous publiez fréquemment sont-ils bien visibles ?
  • La "gare centrale" d'un tiers-lieu a vocation à centraliser toutes ces informations et bien d'autres. C'est la porte d'entrée unique sur Internet. Voir diapos 12 et 13 de la présentation de la visio 2 du mois d'avril

Rendre la gouvernance accessible
La gouvernance du tiers-lieu est-elle ouverte ?
Les personnes peuvent-elle avoir connaissance des décisions ? Y participer ?
Devenir un acteur de la gouvernance du lieu ?

La réponse "oui" à ces questions facilite l'implication et le sentiment de co-responsabilité du lieu. A l'inverse, une gouvernance très fermé peut induire des comportements de "consommateurs" parmi les utilisateurs.
Les aspects de gouvernance seront approfondis dans la formation "Modèles de gestion et de gouvernance de Tiers Lieux".

Focus 3 : pour gérer son temps en tant qu'animateur·ice

"je suis le "hamster dans sa roue"

Cette extrait de notre visio du mois de mai montre bien l'une des difficultés majeures pour les animateur·ice de tiers-lieu : dédier du temps à l'animation du lieu et de la communauté, tout en restant disponible pour les personnes, tout en assurant les 1001 tâches du quotidien.


En quoi consiste la technique Pomodoro ?

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Pourquoi la technique de la "tomate" est-elle efficace ?

La méthode de prime abord peut vous sembler contraignante. C'est ce qui fait sa force.
Elle introduit une composante indispensable à tout modèle de réussite : la discipline.

Discipline de la concentration

Idée reçue n °1 : Je suis multitâche, je réalise plusieurs choses à la fois
C'est sans doute une des idées reçues les plus néfastes à la productivité. Des études scientifiques ont prouvé que nous ne pouvons répondre qu 'à un stimulus à la fois.
Si vous croyez être capable de penser ou faire plusieurs choses en même temps, vous êtes dans l'erreur. Vous ne ferez qu'osciller entre les réponses aux différents stimuli qui auront pour effet de vous disperser intellectuellement et physiquement.
Oubliez le multitâche, restez pleinement dévoué à une action unique.

Discipline du temps

Vous ouvrez les yeux. C'est le matin, il est 9h. Horreur, le réveil n'a pas sonné ! On vous attend à l'autre bout de la ville dans 30min.
Vous allez alors vous surprendre à être terriblement efficace.
Pas de temps perdu, vous allez droit à l'essentiel et réussissez à vous préparer pour arriver à l'heure. Ce scénario vous est-il familier ?
Très souvent, si vous vous laissez une certaine durée pour faire une tâche donnée, vous allez de manière élémentaire vous arranger pour réaliser la dite tâche pendant la durée définie. (voir La loi de Parkinson nous dit qu'une tâche s'étale sur la durée qui lui a été allouée)

La technique de la tomate impose de gérer son temps sur une durée de 25 min. Pourquoi cette unité de temps ?
Ces 25 min correspondent à la durée moyenne pendant laquelle le cerveau peut se concentrer sur une chose sans faillir.
La méthode consiste donc à adapter vos périodes de travail à vos facultés de concentration.

Les pauses

Elles sont aussi nécessaires que le travail. Sans elles vous ne pourrez pas durer et votre travail perdra sensiblement de son efficacité.
Elles permettent d'éliminer le stress.
Il vous faut relâcher la pression. Etirez-vous. Bougez. Dansez. Le corps autant que l'esprit a besoin de se régénérer.
Les longues pauses, elles, permettent également d'échapper un instant à une discipline trop rigoureuse. Trop de discipline tue la discipline.

Les limites de la tomate

  • Il est parfois frustrant d'interrompre une activité stimulante au bout des 25 minutes. Mais discipline oblige...
  • Il est aussi indiqué de ne pas employer cette technique pendant son temps libre, lorsqu'on s'adonne à une passion ou dans ses relations avec les autres (famille, amis et amours).
  • Enfin, si la technique Pomodoro permet de bien faire, il reste indispensable de définir quoi faire.

Vous avez compris que c'est un cadre dont on peut s'extraire ;-)
Le plus important est de retenir qu'on est efficace quand on travaille sur UNE et UNE seule chose à la fois, que ce soit pendant 15, 25 ou 40 min.



D'une façon générale, il est nécessaire de se mettre "hors-flux" et couper toutes les pertubations possibles pour se travailler sur un "gros cailloux" (au moins une partie du caillou -:)


Lien vers CoopTic (gatien Bataille) et d'autres infos sur la méthode

Ta boite mail en début de journée tu ne consulteras pas

Commencez-vous votre journée de travail par en consultant vos mails ? Aie...
En effet, la plupart des mails lus génèrent une tâche
  • qui sont de priorités différentes
  • à des échelles de temps différentes
  • on "atomise" alors notre concentration, alors que le cerveau est le plus apte à gérer des sujets nécessitants une concentration optimale le matin > quel gâchis !


Quelques nouvelles habitudes à tester

N'ouvrir sa boite mail que 1 ou 2 fois par demi-journée
- jamais en continu
- couper les notifications à l'écran ou sur le smartphone

Traiter ses mails selon 3 actions
  • mail qui ne nécessite pas d'action de ma part
    • A classer ou supprimer
    • et à réduire le plus possible
  • mail qui doit être traité rapidement : répondre si cela prend moins de 2 min.
  • mail qui nécessite une séance de travail à prévoir : transformer le mail en une tâche ou un créneau dans l'agenda. Votre boite mail n'est pas un outil de gestion de tâche :-/

Prendre soin de réduire le nombre de mails reçus
  • se désinscrire de newsletters inappropriées
  • envoyer soi-même moins de mails
    • les mails reçus sont souvent des réponses à un message qu'on a soi-même envoyé
  • Sensibiliser ses collègues et partenaires au bon usage de l'e-mail
    • Par ex, utilisez-vous le mail pour une urgence ?
    • cf accords de groupes sur les outils collaboratifs



Focus 4 : Pour rester vivant, ouvrir le tiers-lieu au territoire

Coopération fermée VS coopération ouverte
Selon Joël Candau, on peut "opposer deux formes de la coopération, l’une dite fermée – bornée à la parenté ou au groupe d’appartenance – et l’autre dite ouverte, débordant ces limites."

Les ingrédients de confiance et d'interconnaissance vont vous permettre de dynamiser votre communauté (coopération fermée, au sein d'un groupe défini). Mais il est ensuite vital de rendre cette communauté perméable, de provoquer l'ouverture notamment sur le territoire (acteurs et initiatives locales), pour stimuler l'écosystème local et afin de rester vivant (coopération plus ouverte).

En résumé, il est souhaitable d'être en veille sur les nouveaux acteurs, les initiatives différentes des vôtres, stimuler et inviter au-delà de la communauté "1er cercle".


Plan d'action "Animer un tiers-lieu et sa communauté"

Consignes :

Remplissez les cases avec ce que vous voudriez travailler/expérimenter dans les mois à venir.

Pas évident car il y a 3 approches
  • Pour les tiers-lieu en actvité
  • pour les tiers-lieu en construction
  • Pour les TL qui ne sont même pas en projet


Mise en place d'évenements co-organisés avec 2-3 partenaires (différents à chaque fois) : BGE, groupement d'entreprises locales...
Ex evenements : tnterventions thématiques, atelier Codev, coaching, evenements off "loisirs" (rando, accrobranche..., ex un événement mi-sportif mi-intello-pro, escape game)

Sur posture d'animateur et le lien avec l'implication
J'accueille les gens, les fait visiter, les introduit sur le groupe Whats'App, les fait rencontrer untel ou untel > difficulté de temps dispo, je le fais de moins en moins.

Mise en place d'un trombi

Création d'une charte

Certains n'ont pas envie de participer aux activités/ateliers, risque d'une communauté à 2 vitesses. D'un autre côté, c'est normal que tout le monde ne soit pas impliqué (cf proactfifs, réactifs, obervateurs)
Pourquoi ne pas tenter 1 evenement dans l'année, 1 temps fort qui pourrait rassembler largement ?

Devise Amandine "Ce qui ne marche pas maintenant pourrait marcher dans 1 an". Une proposition à un instant T peut ne pas matcher avec le groupe, sa dynamique etc... alors qu'elle fera mouche 6 mois plus tard !
Les communautés sont en mouvement perpétuel, l'offre et l'animation est à adapter en permanence.
TL = expérimentation

Ca prend bcp d'énergie d'animer une communauté (PFH : précieux facteur humain, ou putain de facteur humain)
Si moi en tant qu'animateur·ice je n'ai pas l'énergie, c'est compliqué de bien donner à la communauté.

Animateur est aussi un pilote dans l'avion pour garder le cap.
Lorsqu'il y a aussi un copilote, c'est plus confortable et plus efficace. Travailler en binome voire trinome permet de croiser nos analyses (comment va le groupe en ce moment, qu'est ce qu'on remarque, quelles sont les idées qu'on peut avoir) et de se relayer en cas de coup de fatigue/démotivation vis à vis de l'animation.

Susciter le "faire faire" (au lieu de "faire soi-même") : lorsqu'il existe un noyau dur, c'est possible, mais avec la vigilance de ne pas les sursolliciter au risque de les épuiser.

L'interconnaissance est le préalable le plus important à travailler.

Identifier/cartographier les partenaires et parties prenantes + idem auprès du public-cible



Clôture Tête-Corps-Coeur

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Tête
  • Heureuse de ces moments de partage
  • Un fascicule de formation complet !
  • Le parcours du TL n'est pas un long fleuve tranquille !
  • Se laisser le temps
    • Gros cailloux : modèle juridique, financier...
    • TL = temps long
  • Nourrie intellectuellement. J'ai fait pas mal d'animation, mais il me manquait une structure/méthodo pour nourrir ma stratégie
  • Sujet vaste et nébuleux, mais la formation permet de cadrer la réflexion sur ce projet de futur TL
  • Nécessite une bonne stratégie ET du temps !

Cœur
  • Je ne sais plus ce qu'est un TL !
  • Ya trop de choses sur les TL
  • Merci pour les partages
  • Sentiment de submersion, puis rassurée par le "pas à pas"
  • J'adore la thématique (ça me fait sortir du guidon)
  • J'ai gagné en maturité et en sagesse grâce à nos échanges. J'ai lâché de la culpabilité et du lâcher-prise sur certaines problématiques que je n'arrivais pas à résoudre
  • Empathie, douceur

Corps
  • poser le plan d'action et les axes stratégiques
  • Je n'ai pas la possibilité de mettre en action concrètes
  • RDV à la friche le 02/07 avec ma directrice
  • Pour une fois, je repars avec qqchose de concret
  • Définir et poser nos objectifs petit à petit
  • Je vais saisir les opportunités qui vont arriver (notamment de la collectivité)
  • Travailler l'interconnaissance (apéro !)
  • Besoin d'avoir des rappels
  • Cet été = recharge d'énergie
  • Identifier déjà un lieu pour le TL
  • Plein d'outils à ré-utiliser dans notre équipe