Outils et méthodes pour le travail collaboratif au quotidien


 Vous avez besoin de travailler à plusieurs sur un projet ?

Vous avez besoin de mieux vous organiser, au sein de votre équipe ou avec des partenaires extérieurs ?

Vous êtes débordés par la gestion de l’information, les mails quotidiens, l’organisation des réunions ?

 

Internet et les outils numériques – souvent gratuits – peuvent vous aider à vous organiser et à faciliter la collaboration. Partager des fichiers, créer et gérer des agendas à plusieurs, organiser les flux d’e-mails, optimiser sa veille d’information sur Internet, alléger et dynamiser les réunions, écrire à plusieurs….

Mais la collaboration ne se décrète pas, elle nécessite également des méthodes. Cette formation vous permettra de repérer les « trucs et astuces » pour faciliter la coopération et le travail collectif.
Ces outils et méthodes pour le travail collaboratif sont des accélérateurs de projets. Ils allègent et fluidifient l’organisation du groupe au quotidien et permettent de se concentrer sur le fond des projets.

Illustrations du Guide Boussoles Innovation usagers-centrée (CC BY-SA) => EtrangeOrdinaire

 

Public

Cette formation s’adresse à un public de professionnels :

  • qui portent des projets collectifs internes à leur structure (travail en équipe)
  • qui animent des projets partenariaux à plusieurs structures et plusieurs individus
  • Elle est adaptée aux structure de l’économie sociale et solidaire, notamment aux associations pour faciliter le travail entre salariés et bénévoles.

 

Objectif la formation

  • Éclaircir ses problématiques d’organisation interne et ses besoins en terme de travail collaboratif
  • Connaître et maîtriser des outils adaptés au travail collaboratif, notamment via Internet
  • Découvrir et pratiquer des méthodes pour faciliter la coopération au sein d’un groupe
  • Être capable de définir ses pratiques collaboratives, et ainsi choisir les outils et méthodes pertinentes

 

Contenu détaillé de la formation

2 journées consécutives

Jour 1 :

  • analyse des besoins et usages des participants + co-construction du programme en fonction
  • séquence outils n° 1 : partager ses fichiers et dossiers
  • séquence outils n° 2 : gérer sa messagerie et optimiser les flux d’e-mails
  • Première expérience de coopération au sein du groupe

Jour 2 :

  • Rapport d’étonnement et adaptation du programme du jour
  • Méthodes et conseils pour dynamiser la coopération au sein d’un groupe
  • séquence outils n° 3 : gérer son agenda et les calendriers
  • séquence outils n° 4 : optimiser les réunions, physique et/ou à distance
  • séquence outils n° 5 : découvrir l’écriture collective

Nous proposons ensuite d’organiser une 3ème journée ultérieurement (un mois ou un an plus tard), afin de faire le bilan de chacun sur les avancées et les difficultés rencontrées.

Co-construction du programme selon ce bilan :

  • séquence outils n° 6 : gérer un projet et des échéances à plusieurs
  • séquence outils n° 7 : organiser sa veille et sa recherche d’information sur Internet

 

Méthode pédagogique

Méthode inductive, sur la base des exercices de co-construction du programme et des objectifs de chacun des participants, les séquences se dérouleront sur ordinateurs, afin que chacun puisse expérimenter et tester en direct les outils présentés. Il n’y aura que peu de présentations théoriques, uniquement quelques apports sur les notions de coopération et de pratiques collaboratives. Travail individuel et travaux en petits groupes.

 

Le formateur

Nicolas Geiger a travaillé durant 7 ans en tant qu’animateur d’un réseau de collectivités et d’associations locales. Adepte de la collaboration et de la coopération au quotidien, il a recours à ces outils et à ces méthodes dans des collectifs qu’il accompagne ou auxquels il participe.